一、关于发文字号

发文字号由“机关代字”“年份”和“序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。年份应用六角括号“﹝﹞”括起。切记，六角括号不是方括号“[  ]”(数学算式中的中括号)。下行文，发文字号居中排列；上行文，发文字号居左，左空一字起。联合行文，只标明主办机关发文字号。

二、关于签发人

下行文，一般不注明签发人；上行文必须注明签发人、会签人姓名，平行排列于“发文字号”右侧，居右空一字。

三、关于公文标题

公文标题中一般不使用标点符号，只限于标题中的法规、规章名称可标书名号，但注意不要用引号代替书名号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。

四、关于结构层次序数的规范写法

第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。第一层，“一、”中的标点是顿号，不是逗号；第二层，“（一）”之后不可再加任何标点；第三层，“1.”中是下角点（齐线实心圆点），切不可用顿号；第四层，“（1）”之后不可再加任何标点。另外，如用“第一，”“第二，”表示顺序，“第一”“第二”之后分别是逗号，切不可写成顿号。非公文行文中，有时用字母表示顺序，字母后应该使用下角点（齐线实心圆点），如“A.”或“a .”，切不可用顿号。

以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。

五、公文中的人名、地名、数字、引文使用问题

公文中的人名用字要准确，尊重人的“姓名权”，可根据“名从主人”的原则，保留人名中的异体字。

国内外地名的写法要以中国地图出版社最新的地图和地名录为准。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

公文中的日期应写具体的年月日，如“2007年7月1日”不能写成“07年7月1日”。公文中一般不要用“今年”、“明年”，更不要用“前年”、“后年”。相邻两年的数字比较时，一般写成“比上年增长（或减少）”，而不要写成“比去年增长（或减少）”。

数字和年份不可拆开回行。

引用公文要规范，先引标题，后引发文字号，发文字号用圆括号括起。如果多次引用同一公文，首次出现时，既引标题又引发文字号，再出现时可只引发文字号。

引用外文要用圆括号注明中文含义，不得将外文直接嵌入语句中。

六、关于标点符号的使用

公文中的点号（句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号）、句末省略号，不得出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首；破折号不能一分为二，分居两行。

正文中第一层次的小标题末尾不加标点符号，第二、三、四层小标题末尾均须加标点符号。

七、关于附件说明和附件

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字标注“附件”二字，“附件”后标冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号；如附件名称文字过长需回行时，应与上一行开头文字上下对齐。有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标注顺序，顺序号上下对齐。

附件一般应与正文一起装订，并在“附件”首页版心第一行左顶格标注“附件”二字（注意不加冒号），有顺序号时标注顺序号（如：“附件1”）；如果附件与正文不能一起装订，应该在附件首页版心第一行左顶格标注“附件”二字前标注公文的发文字号。

以“通知”印发、转发、批转的文件不是附件，不在“附件说明”中列出，不按附件处理。

以“报告”报送上级机关的材料，如总结、计划、方案等，也不应作为附件处理。

八、关于印章和成文日期

印章是文件式行政公文生效的标志，也是鉴别公文真伪的重要标志。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。党的机关印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章。

成文日期是公文生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全。需要注意的是，“零”不写成汉字“零”，而以圆圈“○”代替，更不可写成阿拉伯数字“0”。（党的机关的成文日期以阿拉伯数字标示。）

九、关于附注

附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明，如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号；下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。

需要特别注意的是，附注的位置要在“成文日期”的下一行，居左空两字，用圆括号括入。

十、关于主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。上行文按上级机关的要求标注主题词，下行文和平行文按本级机关的要求标注主题词。一件公文标注的主题词词目最多不超过5个。标注顺序：先标类别词，再标类属词；标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

十一、关于公文字体字号

公文的秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字标示。

发文机关标识 推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

发文字号 在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字。

签发人 后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字（宋体加黑）。

主送机关 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

公文正文 一级标题使用3号黑体字，二级标题使用3号楷体字，其他部分全部是3号仿宋体字。非正式文件材料可根据需要做字号调整，字体起醒目作用，不变为宜。

附件说明和附件 用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件左上角第1行顶格用4号黑体字标识“附件”。

附注 用3号仿宋体字标示。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

抄送 在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。

印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间用阿拉伯数码标识。

页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。通常使用插入“页码”，设置页码格式为“-1 -”，设定位置为右下角，选择4号宋体字即可。